Penjelasan Lengkap Pengelolaan Residu Siswa di Verval PD

Penjelasan Lengkap Pengelolaan Residu Siswa di Verval PD - Verifikasi dan Validasi Peserta Didik atau disingkat Verval PD merupakan aplikasi untuk melakukan verifikasi Nomor Induk Siswa Nasional (NISN). Aplikasi ini terintegrasi dengan aplikasi DAPODIK pada sekolah di bawah naungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dan EMIS pada madrasah di bawah naungan Kementerian Agama.

Seluruh siswa yang sudah masuk ke dalam aplikasi verval PD merupakan hasil integrasi dari aplikasi EMIS dan DAPODIK. Setelah itu maka oleh sistem siswa yang ada pada aplikasi verval PD akan di match datanya. Apabila data siswa lengkap dan tidak ada masalah ganda maka akan masuk pada menu peserta didik. Berbeda kasus dengan anak dengan data yang tidak lengkap atau terjadi kasus ganda, maka akan masuk pada menu residu.

Dalam penanganan kasus anak yang ada di dalam residu terkadang banyak sekali operator yang belum begitu memahami cara penyelesaiannya. Sehingga banyak dari mereka yang kebingungan untuk memecahkan masalah tersebut. Berikut Mr. Ell rangkum sedikit penjelasan terkait pengelolaan siswa yang masuk pada menu residu di aplikasi verval PD.

Penjelasan Lengkap Pengelolaan Residu Siswa di Verval PD

Penjelasan Lengkap Pengelolaan Residu Siswa di Verval PD


Terdapat beberapa kasus terkait verifikasi dan validasi peserta didik ini, antara lain :

A. NIK KOSONG


Apabila dalam kolom Nomor Induk Kependudukan (NIK) kosong. Dalam kolom validasi bertanda silang merah, dan ketika kursor diarahkan ke silang tersebut menampilkan keterangan "NIK kosong".

Solusi : 
  • Klik logo siswa di bagian depan nama/NISN pada menu residu, hingga menampilkan profil siswa
  • Cek pada bagian tab Data Atribut apabila NIK masih kosong, maka lakukan prosedur EDIT IDENTITAS
  • Setelah melakukan edit identitas, khusus untuk madrasah karena belum ada integrasi dua arah. Maka setelah melakukan edit NIK silahkan menuju emis lalu ke bagian siswa yang NIK belum terisi. Isikan sesuai dengan isian yang ada di verval PD (saat artikel ini ditulis belum ada integrasi 2 arah antara EMIS dan VERVAL PD)
B. NIK DIPAKAI LEBIH SATU ORANG

Apabila pada kolom NIK bertanda silang dan ketika kursor diarahkan ke tanda silang tersebut muncul peringatan "NIK dipakai lebih dari 1 orang".

Solusi :
  • Klik logo siswa pada bagian depan nama/NISN. Maka akan muncul tab baru.
  • Pilih tab Quality Control
  • Cek pada bagian baris "Validasi NIK Dukcapil"
  • Jika yang terceklis terdapat pada baris "Dalam Proses Pemadanan" maka operator harus memastikan bahwa data NIK pada aplikasi verval PD sesuai dengan dokumen Kartu Keluarga (KK)
  • Apabila NIK yang tertera sudah sesuai dengan dokumen KK maka tugas selanjutnya adalah menunggu proses pemadanan antara verval PD dan Dukcapil. Tugas operator hanya menunggu proses tersebut dan selalu melakukan pemantauan sehingga posisi ceklis berubah pada baris "NIK Sesuai/Valid".
  • Jika yang terceklis pada bagian "NIK sesuai/valid" artinya proses pemadanan selesai. Operator bisa melakukan cek data pada tab menu integrasi data. Apabila isian NIK sudah terisi maka tinggal menunggu tidak lama lagi siswa tersebut akan hilang dari menu residu.
  • Apabila baris yang terceklis adalah "Data NIK tidak ditemukan" maka lakukan cek data NIK peserta didik yang tertulis di verval pd dengan dokumen kartu keluarga. Kemungkinan besar data tidak sama/tidak sesuai.
  • Selanjutnya apabila memang data tidak sesuai lakukan Prosedur Edit Identitas.
C. NIK TIDAK SESUAI FORMAT

Terjadi apabila pengisian NIK kurang atau lebih dari digit yang ditentukan. Seperti kita ketahui bahwa jumlah pengisian untuk Nomor Induk Kependudukan adalah 16 digit.

Solusi :
  • Cek kembali data NIK peserta didik yang ada di dalam aplikasi verval PD dengan dokumen KK
  • Lakukan Prosedur Edit Identitas apabila memang terjadi kesalahan.
  • Setelah melakukan edit identitas, khusus untuk madrasah karena belum ada integrasi dua arah. Maka setelah melakukan edit NIK silahkan menuju emis lalu ke bagian siswa yang NIK belum terisi. Isikan sesuai dengan isian yang ada di verval PD (saat artikel ini ditulis belum ada integrasi 2 arah antara EMIS dan VERVAL PD)
D. NISN DIPAKAI LEBIH DARI 1 ORANG

Ketika kolom NISN bertanda silang merah, dan saat kursor diarahkan ke tanda tersebut muncul peringatan "NIK dipakai lebih dari 1 orang".

Solusi :
  • Klik pada bagian icon siswa di bagian depan nama siswa, maka akan mucul tab baru.
  • Pilih tab menu "REKAM DIDIK", cek riwayat sekolah siswa tersebut. Apabila siswa tersebut tercatat aktif dalam 2 sekolah yang berbeda. Silahkan menghubungi sekolah yang bersangkutan untuk menonaktifkan/mengeluarkan siswa tersebut.
  • Apabila status siswa tersebut sudah tidak aktif di sekolah sebelumnya. Maka laporkan pada admin kabupaten untuk melakukan merger siswa. Setelah ajuan merger disetujuai maka secara otomatis siswa tersebut akan hilang dari menu residu.
  • Jika terjadi kasus siswa ganda dalam satu madrasah (Khusus untuk Kemenag) maka lakukan prosedur penghapusan siswa ganda melalui aplikasi Emis Monitor pada menu siswa duplikat.
E. NISN KOSONG

Ketika kolom NISN bertanda silang merah dan ketika kursor diarahkan muncul peringatan "NISN KOSONG"

Solusi :
  • Apabila siswa tersebut sebelumnya sudah pernah memiliki NISN maka lakukan cek pada data referensi NISN (https://referensi.data.kemdikbud.go.id/nisn/index.php) apabila ketika dilakukan pencarian data ditemukan maka lakukan klaim NISN menggunakan "PROSEDUR EDIT NISN"
  • Apabila siswa tersebut belum memiliki NISN maka cukup lakukan cek data pada NIK dan data identitas lain. Pastikan sudah sesuai dengan dokumen yang dimiliki.
  • Apabila terdapat kesalahan data identitas maka lakukan perbaikan data melalui "PROSEDUR EDIT IDENTITAS". Lakukan juga edit identitas pada aplikasi EMIS untuk madrasah.
  • Maka secara otomatis NISN akan diterbitkan oleh sistem
F. SILANG MERAH PADA KOLOM NAMA, TEMPAT TANGGAL LAHIR, ATAU IBU KANDUNG

Apabila data yang tersilang merah pada kolom bagian nama, tempat tanggal lahir, atau ibu kandung

Solusi :
  • Klik bagian logo siswa, cek pada tab menu Quality Control.  Lakukan verifikasi data yang tertera pada aplikasi verval pd dengan dokumen yang dimiliki. Pastikan data yang ada pada aplikasi sudah sesuai dengan dokumen Akte Kelahiran atau Kartu Keluarga.
  • Jika terdapat ketidaksamaan maka lakukan PROSEDUR EDIT IDENTITAS dan khusus untuk madrasah lakukan juga edit identitas pada aplikasi emis.
G. PROSEDUR EDIT IDENTITAS

Saat terjadi data siswa yang berada pada menu residu dan perlu melakukan perubahan/edit identitas maka lakukan langkah-langkah di bawah ini :
  • Klik menu Edit Identitas
  • Pilih nama siswa yang akan diedit atau bisa ketikkan nama siswa yang akan diperbaiki.
  • Muncul formulir perubahan dari data lama ke data baru.
  • Isikan perubahan pada kolom DATA BARU sesuai dengan dokumen siswa.
  • Setelah itu klik validasi data, apabila indeks validasi lebih dari 70 maka akan terbuka menu untuk mengunggah dokumen pendukung.
  • Unggah dokumen yang dibutuhkan dengan ukuran maksimal 1mb (Akte Kelahiran/Kartu Keluarga)
  • Klik Update data, maka data siswa akan muncul pada tabel pengajuan identitas.
  • Tinggal menunggu update data tersebut mendapatkan persetujuan
Itulah sedikit penjelasan terkait penanganan siswa yang masuk ke dalam menu residu di aplikasi verval PD. Pada intinya pengelolaan data siswa yang valid dibutuhkan untuk menunjang pendidikan siswa. Dibutuhkan ketelitian dan kejelian dalam pengelolaan tersebut.

Salam untuk seluruh operator Indonesia yang berperan sebagai PEJUANG DATA. Tetap Ikhlas bekerja dan beramal, SALAM MADRASAH HEBAT BERMARTABAT.